TRAVAILLEUR AUTONOME – IMPLICATIONS D’AFFAIRES, LÉGALES ET FISCALES

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TRAVAILLEUR AUTONOME – IMPLICATIONS D’AFFAIRES, LÉGALES ET FISCALES

  1. Être à son compte, qu’est-ce que ça implique : distinctions entre un travailleur autonome et un employé
  • Ne s’improvise pas travailleur autonome qui veut ! Un travailleur autonome est véritablement à son « compte » : il n’a pas de patron. Il doit s’assurer de trouver et de conserver ses clients.  Il n’est pas admissible à réclamer de l’assurance-emploi (A-E) en cas de période creuse.  Il n’est pas non plus admissible à la protection offerte par la CNESST (ex-CSST) à moins d’en faire le choix.  Il est donc important pour ces travailleurs autonomes de se munir d’une police d’assurance invalidité ainsi que d’une police d’assurance maladies graves.  Les travailleurs autonomes saisonniers devront prévoir leurs besoins financiers en vue de la période morte. En plus de devoir planifier sa retraite éventuelle et contribuer à ses REER, le travailleur autonome devra prévoir également les sommes nécessaires à affecter à l’impôt sur le revenu et aux différents programmes sociaux notamment :
    • sa contribution à Retraite Québec (ex-Régie des rentes du Québec);
    • au Fonds des services de santé du Québec;
    • sa contribution au Régime québécois d’assurance parentale. À cet effet, depuis quelques années, les travailleurs autonomes peuvent bénéficier du Régime Québécois d’assurance-parentale et recevoir des sommes de ce régime lors de la naissance de leur enfant.

En pratique, bien souvent, les travailleurs autonomes négligent de prévoir ces différentes cotisations et n’ont plus d’argent lorsque vient le temps de régler ces montants lors de la production des déclarations fiscales.

  • Être employé implique normalement un supérieur immédiat, un salaire régulier, des vacances rémunérées, un accès à différents programmes sociaux notamment l’Assurance-emploi, la CNESST, la RRQ, le Régime Québécois d’assurance parentale et un accès à divers autres régimes tel que fonds de pension, assurances-collectives, etc.

Plusieurs critères visent à déterminer si on est un travailleur autonome ou un employé, notamment :

    1. La subordination effective dans le travail.  A-t-on un supérieur immédiat ?;
    2. Le critère économique ou financier.  Le travailleur autonome a un risque d’affaires que l’employé n’a pas?  Il doit payer ses propres frais alors que la quasi-totalité des frais de l’employé sont à la charge de son employeur;
    3. La propriété des outils.  Le travailleur autonome doit fournir et acheter ses propres outils de travail.  L’employé se fait fournir les outils de travail par son employeur;
    4. L’endroit où le travail est effectué.  Un travailleur autonome qui effectue ses tâches chez un client, qui y occupe un bureau et se voit fournir ses outils de travail pourrait être considéré comme un employé plutôt qu’un travailleur autonome;
    5. L’horaire de travail.  Est-ce laissé à la discrétion du  travailleur autonome qui a une obligation de résultat ou est-ce un horaire fixe exigé par le client ?  Ce dernier point pourrait faire en sorte qu’il soit reconnu comme un employé plutôt qu’un travailleur autonome.

2.  Choix de la structure juridique

Le travailleur autonome devra choisir sa structure juridique. Plusieurs possibilités peuvent être considérées :

    • Entreprise individuelle (être seul à son compte à son nom personnel);
    • Société en nom collectif.  Pour utiliser ce véhicule, on doit retrouver au moins deux associés qui se regroupent, à leur nom personnel, afin d’opérer leurs activités de façon commune;
    • Société par actions (anciennement appelée « compagnie »).

Communiquez avec votre comptable ou conseiller juridique afin de vous faire expliquer les tenants et aboutissants des différentes possibilités offertes autant au point de vue légal (responsabilité personnelle) que fiscal.

Des mesures doivent également être prises si vous souhaitez utiliser un nom commercial. Votre conseiller juridique vous guidera à ce niveau.

3. Obligations du travailleur autonome

Le travailleur autonome est tenu de s’inscrire à la TPS-TVQ sauf s’il est un « petit fournisseur » au sens de la Loi sur la taxe d’accise et la Loi sur la taxe de vente du Québec ou bien s’il exerce des activités exonérées aux fins des taxes. Votre conseiller fiscal pourra vous guider à cet effet.

Il doit également ouvrir différents comptes auprès des instances gouvernementales, s’il a des employés notamment.  Il devra dans ce cas inscrire son entreprise aux déductions à la source et à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et sécurité du travail (CNESST) entre autres.

Dépendamment du secteur d’activités dans lequel l’entreprise évolue, il devra valider s’il doit inscrire son entreprise à d’autres organismes comme par exemple, la Régie du Bâtiment du Québec pour les entreprises de construction, au MAPAQ pour les entreprises qui gravitent dans le giron alimentaire, etc.

4. Compétences qu’il faut acquérir lorsqu’on est en affaires

Lorsqu’on prend la décision de démarrer une entreprise à titre de travailleur autonome, il est très important de posséder des connaissances dans toutes les sphères d’activités de l’entreprise.  On doit s’entourer de gens compétents qui peuvent vous aider à bien gérer votre entreprise dans les domaines où vous l’êtes moins ou pas.

Vous devez avoir des connaissances ou avoir accès à des ressources externes dans les domaines suivants :

    • Administration générale
      • Vous devez être en mesure de gérer votre entreprise dans son ensemble.
    • Comptabilité
      • Est-il nécessaire d’avoir un logiciel comptable ?  Pas nécessairement !  Un bon système de tenue de livres à la bonne franquette peut très bien faire l’affaire.  Vous pouvez très bien vous procurer un logiciel comptable mais si vous ne connaissez rien à la comptabilité, cela ne vous donnera strictement rien.  Votre comptable professionnel agréé pourra vous guider à ce niveau;
      • Vous devez comprendre les points les plus importants de vos états financiers et pouvoir suivre un tableau de bord qui vous indiquera, à titre de baromètre, où vous en êtes rendus aux niveaux financier et autres.
    • Finances
      • Vous devriez être en mesure de comprendre et de suivre le budget que vous vous êtes fixé;
      • Vous devez comprendre les ratios financiers qui peuvent être exigés par votre institution financière lors de financement par marge de crédit ou dette à long terme.
    • Marketing
      • Vous devez comprendre votre marché et comprendre la façon d’augmenter et de maintenir votre clientèle et par conséquent, vos ventes.
    • Systèmes
      • Vous devez comprendre tous vos systèmes et vos façons de faire (informatique, production, vente, contrôle interne, comptable. etc.).
    • Opérations
      • Vous devez contrôler cet item plus que tous les autres.  Si vous vous portez acquéreur d’un garage de mécanique automobile par exemple, vous devez connaître la mécanique automobile sans quoi vous serez très vulnérable !

5. À quoi et à qui sert la comptabilité (états financiers)

Il est primordial d’avoir un bon système de comptabilité.  Ce système n’a pas besoin d’être parfait mais il doit être en mesure de vous aider dans la gestion quotidienne de votre entreprise afin de vous aider à prendre des décisions en temps opportun et de remplir vos obligations de mandataire (remise des taxes, déductions à la source si vous avez des employés, production de vos déclarations fiscales, etc.).  Votre banquier pourrait également vous demander vos états financiers si vous lui demander un prêt à terme ou une marge de crédit par exemple.

Vous vivrez avec votre système comptable toute l’année alors que votre comptable professionnel agréé en aura besoin une semaine tout au plus.  Votre système comptable doit donc VOUS parler.

6. Déductions admissibles au niveau fiscal

Évidemment, l’aspect fiscal est important lorsqu’on démarre son entreprise.  Concernant les déductions admissibles au niveau fiscal, une règle générale est à retenir : est déductible toute dépense faite dans le but de gagner un revenu.  Vous comprendrez également la suite : il existe une multitude d’exceptions à cette règle !  Toute dépense personnelle du travailleur autonome n’est pas déductible : aller en voyage d’agrément ne l’est pas, les vêtements que l’on peut porter tous les jours ne le sont pas. Des règles spécifiques sont prévues dans le cas d’achat de biens dont la durée de vie utile est prolongée.  Dans ce dernier cas, on peut penser à du matériel informatique, du mobilier de bureau, de l’aménagement d’un local, de l’outillage, etc.

Des règles spéciales existent également concernant les dépenses déductibles concernant l’utilisation d’un bureau à domicile.  Une partie peut être déduite si et seulement si on rencontre l’une des deux conditions suivantes :

  • le travailleur autonome qui est un particulier doit rencontrer régulièrement des clients chez lui;
  • ou bien il doit travailler plus de 50 % de son temps à son domicile.

Comme vous pouvez le constater, ce ne sont pas tous les travailleurs autonomes qui peuvent réclamer cette déduction,  Un mécanisme de calcul assez complexe est requis afin de bien calculer la déduction admissible le cas échéant.

Des règles spéciales s’appliquent également concernant les dépenses de véhicule automobile dans le cas d’un travailleur autonome qui est un particulier en affaires.  La tenue d’un registre de kilométrage est requise sans quoi des pénalités peuvent être imposées.  Comme pour le point précédent, un mécanisme de calcul complexe est requis afin de bien calculer la déduction admissible.

7. Conclusion

Être à son compte n’est pas de tout repos et n’est pas gage de succès. Vous devez être bien préparé avant de faire le grand saut.  Vous devez vous entourer de conseillers compétents et être en contrôle du domaine dans lequel vous vous lancez.  Un dernier conseil : « Occupez-vous de vos affaires ! ».  Malheureusement, on voit encore trop de gens qui pensent que les autres (le comptable entre autres) vont faire le travail à leur place.  Ce ne sont que des conseillers qui sont là pour vous aider.  Vous ne dépendez que d’une personne…de vous!  Sur ce, bon succès!

Pierre Denoncourt, CPA, CA, fiscaliste

BDG CPA Inc.

450.771.1152

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